בבואנו להסב מבנה לארכיון מסמכים, אנו מעוניינים במבנה המושלם אך לרוע המזל, מבנים המוסבים לארכיון אינם עונים על דרישות אלו. אנו נדרשים להסב אותם או לקבל החלטה להעביר את המסמכים לארכיון חיצוני, על מנת לשחרר את לחץ המקום בו הםו תמיד שרויים. במאמר זה נביא את החשיבות בבחירת מבנה המתאים והזול להפעלה שותפת של ארכיון מסמכים.
ארכיונים של רשויות מקומיות, ידועים לנו עוד משחר ההיסטוריה, וליתר דיוק ארכיונים של ערים במזרח התיכון – במסופוטמיה, בארץ ישראל ובמצרים. גם המלה "ארכיון" מקורה במוסד עירוני – בארכיונים של הערים-מדינות ביוון העתיקה. מוסדות אלו שימשו לשמירה של חומר ארכיוני פרטי וציבורי ובכך שונה היה תפקיד הארכיון היווני מזה של הארכיון במזרח הקרוב.
גניזה של חומרים ומסמכים בארכיב חיצוני מאפשר לבצע הליך מסודר, מעודכן ובטוח. ארכיב המקפיד על הוראות הנדרשות, מאפשר לשמור על תקינות החומר, מניעת אובדן, ושליפה במידת הצורך.