ביעור חומר ארכיוני כיצד?

מבוא

בתיקיונים ובמגנזות של משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות מצטברות מדי שנה כמויות עצומות של חומר ארכיוני. החומר המצטבר הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט (כגון תיקים אישיים), דו"חות, פרוטוקולים מדיונים, אסמכתאות כספיות, הזמנות ועוד. חלק קטן מחומר זה הינו בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מינהלית, משפטית ומחקרית. רובו של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת.

ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק, מביא לחסכון במקום אחסון ובציוד, ומה שחשוב לא פחות, מאפשר שמירה יעילה ובטוחה של חומר רב, שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.

על הצורך בביעור תעודות שאינן מצדיקות שמירה לטווח ארוך אין מחלוקת. יחד עם זאת חייב הדבר להיעשות תחת פיקוח ובצורה מבוקרת. לשם כך הותקנו תקנות הארכיונים במסגרת חוק הארכיונים, תשט"ו - 1955 (נוסח התקנות מופיע בנספח מס' 1 עמוד 13). התקנות קובעות את נהלי ביעור החומר הארכיוני והן מחייבות את כל מוסדות המדינה. מדי שנה מתעדכנות התקנות בהמלצת מועצת הארכיונים העליונה ובאישורו של ראש הממשלה.

בשנת 1986 נערך נוסח חדש ומשולב של תקנות הארכיונים (התפרסם בקובץ התקנות מס' 4958, עמ' 1190, 19 באוגוסט 1986). נוסח זה התפרסם בחוברת חוק הארכיונים חלק א', שמהדורתה האחרונה הוצאה בשנת 1991, והיא ניתנת לרכישה בארכיון-המדינה.

נוסף על התקנות לביעור חומר ארכיוני ניתן לבער חומר על-פי ההנחיות להחזקת חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות. הנחיות אלה מופיעות בשתי חוברות נוספות של חוק הארכיונים: חוברת ב' - הנחיות של משרדי הממשלה והרשויות המקומיות וחוברת ג' - הנחיות של התאגידים הממלכתיים.

מטרותיו של מדריך זה הן להציע סדרים ונוהלים מתאימים לאיתור חומר ארכיוני חסר-ערך לקראת ביעורו, לפרט ולהסביר את תהליך הביעור ולהנחות את המוסדות בהגשת הבקשות. אין חוברת זו פוטרת את המבצעים מהצורך לעיין בתקנות החוק והוראותיו במקורם, ואין כוונתה אלא לפרשן ולהשלימן בהסבריה.

כנספחים לחוברת זו אנו מביאים את נוסח תקנות הביעור ואת רשימת התעודות השגרתיות המצויות בכל מוסדות המדינה (חלק א' - כללי). כמו-כן בחרנו לרכז בה גם את רשימת התעודות השגרתיות המצויות ברשויות המקומיות ואת ההנחיות להחזקת חומר ארכיוני של הרשויות המקומיות ובתי-הספר. בכך תהיה לחוברת זו מטרה כפולה: היא תשמש גם כמדריך כללי לפעולות ביעור חומר ארכיוני; וכן תשמש את הרשויות המקומיות ובתי-הספר במציאת האסמכתאות לביעור חומר ארכיוני המיוחד להן.

איתור חומר ארכיוני הניתן לביעור

פעולה ראשונה בתהליך ביעור חומר ארכיוני היא איתורו של חומר הניתן לביעור.  ניתן להבחין בשלושה סוגי חומר ארכיוני:
 I) "תעודות שגרתיות" - תיקים ותעודות שתקופת החזקתן נקבעה בתקנות או בהנחיות;

II) חומר ארכיוני שתקופת החזקתו לא (טרם) נקבעה בתקנות או בהנחיות, ושאין עוד צורך בשמירתו;

III) חומר ארכיוני שאין לו ערך של מקור.

1. א. תעודות שגרתיות

במונח "תעודות שגרתיות" נכללים תיקים וטפסים שונים שכבר נקבעו להם מועדי-החזקה בתקנות או בהנחיות של חוק הארכיונים, ומשום כך קל לקבוע את המועד בו אפשר להציע את ביעורם.

מבחינים בין שתי קבוצות של תעודות שגרתיות:

1. תעדות שגרתיות המצויות בכל מוסדות המדינה (שניתן לבערן לפי "היתר כללי").

2. תעודות שגרתיות המיוחדות למשרד מסויים, לגביהן ניתן היתר ביעור לאותו משרד בלבד ("היתר קבוע").

קל לאתר "תעודות שגרתיות" לפי היתר "כללי", משום שהן עוסקות בתחומים המצויים בכל יחידה מינהלית: כספים, אפסנאות, כח-אדם וכדומה.  תעודות אלה מצטברות ביחידות המופקדות על תחומים אלה: יחידות כספים וגזברות, אפסנאות ומשק, משאבי-אנוש.

ב.  תעודות שתקופת החזקתן לא נקבעה בתקנות או בהנחיות

קיים חומר נח (לא פעיל), אשר אינו נכלל במסגרת "התעודות השגרתיות", שביעורו כרוך בנהלים מיוחדים.  לגבי חומר זה יש לשקול אם הוא דרוש להמשך העבודה, או אם עשוי להיות ענין בשמירתו למדינה או לאזרח, שבענינו הוא דן.  לצורך בדיקת חומר זה יש לערוך רשימת תיקים, שתכלול את שמות התיקים כפי שהם רשומים על הכריכה, ואת שנות הפתיחה והסגירה שלהם.  לגבי סדרות של תיקי פרט (הכוונה לתיקים שדנים בנושא אחד, אך לכל פרט נפתח תיק נפרד, לדוגמא: בעניני כח-אדם לפי שם העובד, או תיקי מפעלים לפי שם המפעל) אין צורך לרשום שמו של כל תיק , אלא את שם הסדרה כולה כיחידה אחת.

כדי להבטיח שחומר זה חסר ערך לעבודת המוסד, יש להתייעץ עם האחראי לרשומות במוסד ו/או עם מנהל המחלקה שבה נוצרו התיקים.  לאחר התייעצות זו יביא האחראי לרשומות את רשימת התיקים לחוות-דעת בפני ועדת הביעור המשרדית.  מוצע כי ועדה זו תהיה מורכבת מהיועץ המשפטי של המוסד, האחראי לרשומות והמבקר הפנימי, ובדיוניה ישתתפו גם נציגי היחידה הנוגעת בדבר.

לאחר החלטת הועדה המשרדית, שאכן חומר זה הוא חסר ערך למוסד, תופנה לגנז בקשה להיתר חד-פעמי לביעור החומר על-גבי טופס מיוחד לפי הנהלים שיפורטו להלן.

ג.  חומר ארכיוני שאין לו ערך של מקור

כשאנו מדברים על חומר זה אין הכוונה לחומר שאיננו מקור, אלא שאין לו ערך של מקור.  כאשר נשלח מכתב מהמשרד, נשמר העתקו ביחידה השולחת, או שיחידה שולחת מכתב ואת העתקו לגוך שלישי, לידיעתו או לפעולתו, העתק זה הוא בעל ערך של מקור, כי הוא העותק היחיד המצוי בידי היחידה.  לפיכך תהיה הגדרתו של חומר זה כדלהלן:

1. כל חומר בדפוס או בשכפול שהוצא לאור על-ידי המוסד, מלבד אותם הטפסים שתוייקו כשאר המסמכים לפי הענין, ומלבד 2 טפסים שיש להפקיד בארכיון-המדינה*.

2. העתקים של מכתבים, טפסים ותעודות אחרות,  במידה שנשמר במוסד מקור או העתק אחד של אותו מכתב, טופס או תעודה, ובמידה שההעתקים הנוספים לא שימשו בסיס לפעולה נוספת של אותו המוסד.

בהתאם להגדרה זו נוכל לציין כ"חומר שאין לו ערך של מקור", למשל, חוזרים של נציבות שירות המדינה, החשב הכללי, מרכז השלטון המקומי, או חוזרים כלליים אחרים שכל משרד מקבל.  רק במשרד האחראי לפרסום החוזר - דהיינו - בנציבות, באגף החשב הכללי, במרכז לשלטון מקומי בדוגמא שלנו - ייחשב החוזר כחומר בעל ערך של מקור מבחינת חוק הארכיונים; ברם, מלאי מיותר של חוזרים ייחשב אף הוא לחסר ערך של מקור.  או דוגמא אחרת: העתקי מכתבים יוצאים, המתוייקים בסדר כרונולוגי, נוסף לתיוקם בתיקים העניניים ("תיק יומן" או "תיק שוטף" או "דפדפת").  יוצאים מן הכלל הם תיקים של העתקי מכתבים יוצאים, המתוייקים לפי סדר כרונולוגי, המנוהלים בלשכות שרים, סגני שרים, מנכ"לים, ראשי רשויות מקומיות, מנהלי תאגידים, שיישמרו לצמיתות.

חומר שאין לא ערך של מקור רשאי כל משרד לבער ללא הודעה לארכיון-המדינה.  בכל מקרה של ספק בקשר לזיהוי חומר שאין לו ערך של מקור, יש להיוועץ לפני הביעור עם ארכיון-המדינה.

ראוי לציין שלטפסים ריקים ובלתי מנוצלים אין אמנם ערך של מקור וחוק הארכיונים  אינו חל עליהם; ברם, לגבי ביעורם של טפסים בעלי ערך כספי, כגון תויי-מיסים, טפסי קבלות וכו', יש לנהוג לפי הוראות החשב הכללי.

למען הסדר הטוב מוצע לרשום פרוטוקול פנימי על ביעור חומר שאין לו ערך של מקור.

ביעור "תעודות שגרתיות"

"תעודות שגרתיות" הן לרוב תעודות המצטברות בכל מוסדות המדינה בכמויות גדולות ובאופן קבוע.  בכדי למנוע בקשות רבות ותכופות לביעור תעודות נפוצות אלה, קבעו להן מועדי החזקה בתקנות או הנחיות** ועם תום המועדים האמורים רשאים המוסדות לבערן לאחר מסירת הודעה מוקדמת וקבלת תשובה מארכיון-המדינה.  את ההודעה על הביעור יש להגיש לארכיון-המדינה על גבי טופס מדף 1365 (דוגמא בנספח 8) חודש לפני המועד בו רוצה המוסד לבער את החומר.  הבקשה תהיה חתומה על-ידי האחראי לרשומות של המשרד או סמנכ"ל המוסד, מזכיר הרשות המקומית, או יו"ר ועדת הביעור של התאגיד הממלכתי.  הארכיון יציין בתשובתו ליחידה את התאריך שלאחריו תוכל לבער את התעודות.

ה"תעודות השגרתיות" מתחלקות לשתי קבוצות, כפי שצויין בפסקה א':

1. "תעודות שגרתיות" כלליות, הכוללות תיקים וטפסים בעניני כספים, אפסנאות ומשק, כח-אדם וכיו"ב.

2. "תעודות שגרתיות" מיוחדות למוסד מסויים.

אין מוסד אחד רשאי להשתמש בהיתרים קבועים שניתנו למוסד אחר, לדוגמא: אין משרד הפנים יכול להסתמך על היתרים שניתנו למשרד העבודה והרווחה.

כדי לדעת אם ניתן לבער תעודות שגרתיות, יש לבדוק בתקנות או בהנחיות מה מספר השנים שהן חייבות להישמר.  לדוגמא: אם קובעות התקנות תקופת החזקה של 5 שנים להמחאות, בראשית שנת 1991 ניתן לבער המחאות שהוצאו עד סוף שנת 1985.

נשאלת השאלה אצל רבים בודאי, מדוע קיים צורך להודיע בכל מקרה על ביעור "תעודות שגרתיות" למרות העובדה שנקבעו להם מועדי החזקה (ביעור) בתקנות או בהנחיות?  התשובות לכך הן:

 I. לעתים עשויים גורמי ביקורת שונים (מבקר המדינה, החשב הכללי וכו') לחייב, לצרכי פעולה מסויימת, שמירתן של "תעודות שגרתיות" מעבר למועדי ההחזקה שנקבעו להן בתקנות או בהנחיות.

II. לעתים נחוץ לשמור מדגמים מקבוצות של תעודות שגרתיות, שכן, למרות שלתעודות עצמן אין ערך לטווח ארוך, למדגמים מסויימים מהן יש ערך לשימוש מחקרי.  במקרה זה יבקש הגנז מן המוסד המבער להפקיד בארכיון-המדינה מדגם מתאים.

הודעת היחידה על כוונת הביעור חודש לפני ביצועו נותנת ארכה מספקת למטפלים בהודעה בארכיון לבדוק את ההגדרות והאסמכתאות של החומר המוצע לביעור ולהתייעץ עם גורמי הביקורת השונים, העשויים להיות מעונינים בשמירת החומר: מבקר המדינה, החשב הכללי, משרד הפנים - בהודעות של רשות מקומית, משרד החינוך - בהודעות של בתי-ספר.

היחידה רשאית, איפוא, לבער "תעודות שגרתיות" אם עד למועד הביעור שנקבע ע"י הארכיון לא נתקבלה מגורמי הביקורת כל התנגדות לביעור החומר.

תהליכי העבודה מחייבים לעתים ייצור רשומות שגרתיות בכמויות ניכרות, כשתקופת החזקתן של התעודות קצרה ביותר.  במקרים אלה יוכל המשרד לבקש היתר קבוע ל"ביעור בזמנים רצופים".  וזאת בהנחה שתהליך מסירת ההודעה וההמתנה לתשובה היו גורמים לעבודות מיותרות ולעיכובים.  הגנז ישקול בקשות כאלה בשיתוף עם המוסדות הממונים על הביקורת.  ואם אין התנגדות יאשר למוסד לבער את התעודות ללא מסירת הודעות מוקדמות.  עם זאת יודגש שאין הדבר משחרר מחובת הדיווח על ביצוע הביעור, כפי שיוסכם עם הגנז, ומקובל לקבל לפחות פעם בשנה דיווח על ביעור בזמנים רצופים ועל כמות החומר שבוערה.

היתר חד-פעמי לביעור חומר ארכיוני שאינו "תעודות שגרתיות"

כאשר המוסד מבקש לבער תיקים (או טפסים), שלא נקבעו להם מועדי החזקה, יש לפנות לארכיון-המדינה בבקשה לביעור חומר ארכיוני על גבי טופס מדף 1360 - "בקשה לביעור חומר ארכיוני" (דוגמא בנספח 9) ולקבל היתר חד-פעמי לביעורם.  תהליך קבלת ההיתר החד-פעמי הוא ארוך יותר מתהליך קבלת היתר לביעור "תעודות שגרתיות", מאחר שיש צורך לבחון את הבקשה ביתר זהירות ושיקול דעת.

הבקשות החד-פעמיות לביעור חומר ארכיוני מובאות לדיון בפני ועדה מיוחדת, שהיא ועדת מיעצת לגנז.  ועדה זו נקראת "ועדה לביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות".  הועדה מורכבת מנציגי משרד המשפטים, משרד מבקר המדינה, אגף החשב הכללי במשרד האוצר, נציבות שירות המדינה ומשרד הפנים.  לישיבות הועדה מוזמנים גם נציגי היחידות שביקשו היתרי ביעור.  במידת הצורך מבקש הגנז חוות-דעת מומחים בנודע לבקשות מיוחדות.  לדוגמא: לבקשות בנושאים כלכליים יכול הגנז להתייעץ עם מומחה לכלכלה מהאוניברסיטה.

לאחר שהגיעה הועדה למסקנה, שאמנם אין לחומר ערך המצדיק את שמירתו, היא תמליץ על ביעור החומר.  הגנז ישלח הודעה מתאימה על הכוונה לבער את החומר לחברי מועצת הארכיונים העליונה.  לפי שיקול דעתו רשאי הגנז לפרסם את דבר הביעור גם בעתון יומי או ברשומות.  בתום 30 יום מתאריך משלוח ההודעה למועצה ו/או מועד הפרסום - אם לא נתקבלה התנגדות לביעור - יתן הגנז אישור בכתב לביעור החומר.  אישור זה עשוי לכלול הוראות בדבר שמירת מידגם או דוגמאות מתאימות מן החומר.

קבלת היתר ביעור קבוע הפיכת היתר חד-פעמי להיתר קבוע ("תעודה שגרתית")

בכל משרד מצויות סדרות גדולות של תיקים וטפסים הנוצרים והמצטברים בדפוסי עבודה קבועים ותוך כדי ביצוע פעולות חוזרות.  אם אין לחומר זה ערך המצדיק שמירתו לצמיתות יש צורך לבקש בכל פעם היתר חד-פעמי לביעורו.  בכדי למנוע פניות חוזרות ונשנות אל ארכיון-המדינה בבקשה לביעור סוגים קבועים אלה, קיימת אפשרות לקבל היתר קבוע לביעורם ע"י קביעתן בתקנות כ"תעודות שגרתיות".  נוהל ביעורו של החומר לאחר מכן יהיה קצר, כנוהל ביעורן של "תעודות שגרתיות" (סעיף 2 לעיל).

לשם קבלת היתר קבוע יש לפנות בבקשה בכתב אל ארכיון-המדינה ולציין בה את היחידות או המחלקות בהן נוצרים התיקים או הטפסים, תוכנו של תיק טיפוסי, מידת ההזדקקות לתיקים הלא-פעילים, אופן סידורם, כמותם ומידת הצטברותם, וכן כל אינפורמציה אחרת העשויה לעזור בקבלת החלטה על יעודם.  כמו כן יוצע מועד החזקה מומלץ, לאחר התייעצות עם מנהל היחידה, שבה נוצר החומר, היועץ המשפטי של המוסד או ועדה משרדית.  על הבקשה יחתום היועץ המשפטי של המשרד, האחראי לרשומות או הסמנכ"ל למינהל, ומנהל יחידת הסמך.

הבקשה תידון ב"ועדה לביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות" המיעצת לגנז, כפי שמצויין בנוהל קבלת היתר ביעור חד-פעמי (סעיף 3 לעיל).  לאחר הדיון בועדת הביעור תובא ההצעה לאישור מועצת הארכיונים העליונה.  עם מתן האישור יפורסם ההיתר בקובץ התקנות לפי חוק הארכיונים.  לאחר מכן יהיה נוהל הביעור של תעודות אלה כנוהל ביעורן של "תעודות שגרתיות".

הנחיות להחזקת חומר ארכיוני

במקום היתר קבוע על-פי תקנות לביעור חומר ארכיוני ניתן לבקש בתהליך זהה היתר קבוע על-פי "הנחיות להחזקת חומר ארכיוני".  קביעת ההנחיות באה על מנת ליעל את תהליכי הביעור והן נבדלות מהתקנות בשלושה דברים:

 I. נכללות בהן גם תעודות המיועדות לשמירה לצמיתות ולא אלו המיועדות לביעור.

II. הן לא תפורסמנה בצורת תקנות בחתימת ראש הממשלה, אלא תהוונה מסמך עבודה - לאחר אישורן על-ידי מועצת הארכיונים העליונה.  לכן ניתן יהיה לעדכן בצורה פשוטה ומהירה.

III. החומר  המיועד לביעור יוגדר במונחים השגורים בין אנשי המינהל ולא על-פי ניסוחים משפטיים.  פישוט זה יקל על זיהוי התעודות  וקביעת יעודן.

דוגמא מתוך ההנחיות של  הרשויות המקומיות (חלק י'):

(7) חוברת הדו"ח הכספי השנתי וחוברת התקציב, לרבות תקציב בלתי רגיל ותקציב פיתוח - לצמיתות
(8) תיק תקציב, תקציב פיתוח, דין-וחשבון כספי שנתי וההתכתבות הנלוית לרבות התכתבות לגבי תכנון התקציב וביצועו, כולל תקציב בלתי רגיל, המצויים בהנהלת הרשות או בגזברות - לצמיתות
(9) התכתבות לגבי תכנון התקציב וביצועו, כולל תקציב בלתי רגיל, המצויה ביחידות הרשות, למעט הנהלת הרשות או הגזברות - 5 שנים
(10) ערבות בנקאית - 5 שנים לאחר החזרת הערבות או מימושה

לעתים נקבעת הנחיה גם לתעודות אשר נקבעה להן כבר תקופת החזקה בתקנות.  הכפילות באה במתכוון על מנת ליצור מסמך עבודה רצוף, שיפרט את כל סוגי החומר הארכיוני הנהוגים באותו מוסד ואת תקופות החזקתן. לדוגמא:

בהנחיות של בתי-ספר (חלק ח', פרק 2) מופיעה הנחיה:

(28) שוברות הכנסה של דמי שכלול וגביית תשלומים אחרים מהורי התלמידים - 5 שנים

בתקנות  (חלק א' כללי, פרק 1) מופיעה התקנה:

(2) שובר הכנסה, לרבות קבלות גביה, עם האסמכתאות המצורפות - 5 שנים

מצד שני כאשר הענין הציבורי מחייב זאת מוסיפים גם תקנה פורמלית על ההנחיה, כדי לתת משקל יתר לקביעת תקופת ההחזקה.

תהליכי הביעור לפי ההנחיות יהיו כדלהלן:

 I. המוסד יגיש בקשה מתאימה על גבי טופס מדף 1365 (דוגמא בנספח 8).

II. הארכיון יביא את הבקשה המפורטת לידיעתם של מבקר המדינה והחשב הכללי, או רשות החברות הממשלתיות, ובצורה כללית לידיעתם של חברי ועדה מצומצמת שנבחרה מתוך מועצת הארכיונים העליונה.

III. לאחר הביעור ישלח המוסד לארכיון את פרוטוקול הביעור (עותק מס' 5 בטופס מדף 1365).

כמו לגבי התקנות, כן גם לגבי ההנחיות, אין מוסד אחד רשאי להשתמש בהיתר שניתן למוסד אחר.

חומר ארכיוני על קבצים מגנטיים

ריבוי השימוש במחשבים גורם להיווצרות חומר ארכיוני רב הרשום על אמצעים מגנטיים (סרטים, תקליטים, תקליטונים וכו').

בהתאם לחוק הארכיונים, רשומות מגנטיות - על אמצעי כלשהו - הן חומר ארכיוני לכל דבר.

מחיקת רשומות מקובץ מגנטי כמוה, איפוא, כביעור תיק או כרטסת נתונים.  כשם שביעור חומר על נייר מחייב הודעה לגנז או קבלת אישור ממנו, יש לנהוג בדרך דומה במחיקת רשומות במחשב.

שאלת המפתח בהערכות חומר ארכיוני שנרשם בצורה מגנטית היא: כיצד היינו מעריכים חומר דומה לו היה רשום על-גבי נייר.  בעת הערכת חומר לביעור אנו מבחינים בין "חומר שאין לו ערך של מקור" לבין "חומר ארכיוני", בדרך דומה ננהג בהערכת חומר הרשום בצורה מגנטית.  נבחין בין שני תהליכי ביעור:

1. מחיקת רשומות מקובץ מגנטי תוך השארת רישום זהה כגיבוי - BACKUP.

2. מחיקת רשומות מקובץ מגנטי ללא השארת רישומי גיבוי בצורה מגנטית או בצורה אחרת.

להלן ארבעת המקרים שבהם ניתן למחוק את הרשומות מהקובץ המגנטי ללא הודעה לארכיון-המדינה כחומר חסר ערך של מקור:

 – רשומות שנוצרו במסגרת של ניסוי (הרצת) תכנית מחשב חדשה או תיקון בתכנית קיימת.  ניתן להשוות מקרה זה לכתיבת טיוטה, ממנה הודפס מכתב או תזכיר.

 – לרשומות המחוקות יש אסמכתאות כתובות, המיועדות לשמירה, על גבי נייר.  לדוגמא: הודעה על העלאה בדרגה של עובד.  האסמכתא לשינוי נמצאת בתיקו האישי של העובד ולכן מחיקת רישום עזר זה מהקובץ המגנטי לא תפגע בשלמות המידע על העובד.

 – קיימים קבצי רשומות מגנטיים נוספים המכילים את כל המידע שבקובץ הראשי והבאים למנוע אובדן החומר במקרה של מחיקת  רשומה או קובץ בשוגג.

 – קיימים פלטי מחשב, כצילום מזוער (COM) או על גבי נייר, באופן המבטיח שמחיקת הרשומות מהאמצעי המגנטי תאפשר שחזורן במקרה הצורך.

בכל מקרה אחר יש לנהוג במחיקת רשומות מקובץ או במחיקת קבצים שלמים כמו לגבי ביעור חומר ארכיוני - לגבי קבצים מגנטיים שניתן להגדירם כ"תעודות שגרתיות" תוגש הודעה לביעורם לפי הנוהל המופיע בפרק 2, ולגבי חומר ארכיוני שאינו "תעודות שגרתיות" - לפי הנוהל המופיע בפרק 3.  כמו כן רשאית כל יחידה, שברשותה קבצי רשומות מחשב, להציע תקופות החזקה לחומר זה, ולשם קבלת היתר ביעור קבוע תפנה לגנז לפי הנוהלים המפורטים בפרק 4.

2. פיקוח על רשומות מגנטיות

בידי האחראי לניהול רשומות ביחידה יימצא רישום של כל הקבצים המגנטיים.  הרישום יכיל את הפרטים הבאים:

1. שם הקובץ

2. מבנה הרשומה או הרשומות

3. תהליך עדכון הרשומות ותכיפותו

4. סוגי הדו"חות המתקבלים והאסמכתא לביעורם

5. אופן שמירת הגיבוי לרישומים

כמו כן רצוי שיישמר כל התיעוד לגבי תכניות המחשב העיקריות, כולל פלט (מקור) של התכניות עצמן, כדי לאפשר ביצוע עיבודים גם כאשר הקבצים כבר אינם בשימוש שוטף או כאשר תקלה גרמה לשיבוש תכניות המחשב.

אין לבער תכנית המיועדת לעיבוד קובץ מגנטי כל עוד הקובץ המגנטי עצמו לא בוער.

צילום מזוער

יעודו העיקרי של הצילום המיקרופילם הוא לשמש כעותק בטחון נוסף על התעודות המקוריות, לשם אבטחתן במקרה חירום.  מבחינה כלכלית - נדירים המקרים בהם כדאי - לשם חסכון במקום - לצלם תעודות במיקרופילם; בדרך כלל, הוצאות הצילום גבוהות יותר מאשר בניית מחסנים.  רק לגבי סוגים מיוחדים של תעודות - כגון שרטוטים, תכניות, או כרטסות - עשוי להיות צילומן חסכוני יותר מאשר המקום והציוד לשמירתן. "תעודות שגרתיות" שנקבעו להן תקופות אחזקה בתקנות אינן ראויות, בדרך כלל, לצילום במיקרופילם; בפרט לא ראויים לצילום אותם סוגי תעודות שגרתיות שתקופות החזקתן פחות מ- 20 שנה.

בחוברת זו אין כוונה לדון בנושא הכללי של אבטחת רשומות, אלא לבדוק כיצד חל חוק הארכיונים ותקנותיו על צילומי המיקרופילם.

צולמו "תעודות שגרתיות" במיקרופילם - מותר לבער את התעודות המקוריות תוך 30 יום מתאריך הצילום, לאחר שהצילום נבדק ונמצא תקין.  הצילום המזוער יישמר אותה תקופה שנקבעה בתקנות לגבי התעודה המקורית.*

סרט זיעור יהיה קביל כראיה בבית-המשפט, אם נתקיימו שלושה תנאים: הסרט המזוער הינו יחידה שלמה ללא הדבקות או חיבורים; הסרט צולם תוך כדי תהליך עבודה רגיל ולא לשם הצגתו במשפט מסויים; נרשמו בסרט בתחילתו ובסופו שם הצלם ותאריך הצילום וכן הצהרה שהתעודות צולמו בשלמותן.**

שמירת פלט של מחשב בצורת כרטיס זיעור (COM) היא חסכונית, כמובן, יותר מאשר שמירת פלט של נייר, ומבחינה משפטית אין הבדל בין הפלט המזוער לבין הפלט על גבי נייר.

הביעור - הלכה למעשה

כאשר כמות החומר הנועד לביעור קטנה, מותר לבערו על-ידי גריסה במקום; כאשר כמות החומר גדולה ואין שיקולים בטחוניים מיוחדים, או שיקולים של צנעת הפרט, המחייבים ביעור החומר ע"י גריסה, יש למסור אותו לחברה קבלנית המועסקת באיסוף נייר פסולת, בהתאם לסדר ולנוהל שנקבע בהוראות החשב הכללי לגבי אותה שנה (ראה נספח 10) פירוט שאר ההסדרים בדבר מסירת נייר פסולת בכל שנה ראה בהוראות החשב הכללי בעניני כספים ומשק.

בביעור חומר ארכיוני ברשויות מקומיות יש לנהוג לפי הוראות משרד הפנים.

עריכת פרוטוקול ביעור

כפרוטוקול הביעור של "תעודות שגרתיות" משמשים עותק מס' 5 ו- 6 של טופס 1365, שעליו מודפסת בקשת הביעור.  במקרה של ביעור חומר ארכיוני שאיננו "תעודות שגרתיות" מקבל המוסד המבער טפסי פרוטוקול עם אישור הביעור מארכיון-המדינה.  את פרוטקול הביעור ממלאים בשני עותקים וחותמים עליו הנוכחים בשעת הביעור.  הפרוטוקול יועבר לארכיון-המדינה עד 15 יום לאחר ביעור החומר.  חשוב לציין את כמות החומר שבוערה.  עם משלוח הפרוטוקול מסתיימת פעולת הביעור.

סיכום

מכל האמור לעיל בולטת העובדה שנוהל ביעור "תעודות שגרתיות" הוא קצר ופשוט יותר מנוהל ביעורו של "חומר ארכיוני אחר", הנמשך לא פחות מחודשיים.  על כן גם למוסדות המדינה וגם לארכיון-המדינה יש אינטרס משותף לקבוע את מירב רשומותיהם כ"תעודות שגרתיות" בתקנות או בהנחיות.  הדבר יקל על הביעור ועל הטיפול השוטף בחומר הארכיוני המצטבר במוסדות המדינה.  הנוהל לקבלת היתר קבוע מפורט בסעיפים 4 ו- 5 לעיל.

* החלטת ממשלה מס. 823 מיום י"ב באלול תשכ"ד (17.9.67)
** לגבי הנחיות לחזקת חומר ארכיוני ראה פרק 5
* תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), התשמ"ו - 1986, סעיף 3 (ב).
** פקודת  העדות, תקנות בדבר העתקים צילומיים (ראה נספח 11).