חברות ולקוחות פרטיים מחזיקים ברשותם מספר רב של תעודות/ מסמכים אותם הם צריכים לשמור לצורך תיעוד לפי חוקי מדינת ישראל.
גניזה של חומרים ומסמכים בארכיב חיצוני מאפשר לבצע הליך מסודר, מעודכן ובטוח.
ארכיב המקפיד על הוראות הנדרשות, מאפשר לשמור על תקינות החומר, מניעת אובדן, ושליפה במידת הצורך. חשוב מאוד שלקוחות הנעזרים בשירותי חברות ארכיב, יכירו את התהליכים על מנת להתנהל בצורה יעילה.
ראשית, העברת חומרים/ מסמכים/ תעודות לארכיב כולל מספר שלבים:
- אריזת חומר המיועד לאחסון - לפי בקשת לקוח, נשלחים אליו מספר מיכלים כנדרש על מנת להכיל את החומר הרצוי. החומר נארז במיכלים קשיחים ותקניים לאריזה. ישנה אפשרות לאריזה על ידי החברה, או על ידי החברה/ לקוח. בעת האריזה, יש לבצע רישום מסודר לכל מיכל.
- העברה החומר לארכיב - מיכלי האחסון מועברים באמצעות שליח מטעם חברת הארכיב, באופן מסודר, בטוח וסודי. החומר מגיע לחברת הארכיב ומתחיל תהליך טיפול פנימי.
- רישום הנתונים - מידע על תוכן המיכלים ותקופת גניזתו מוקלד למחשבי הארכיב באמצעות תוכנה מתאימה. לכל מיכל ניתן מספור פנימי ומיקום על גבי מדפי החברה.
- אחסון המיכלים - לאחר רישום הנתונים במחשבי החברה, המיכלים עוברים לאחסון.
בתום תהליך זה, מועבר ללקוח דוח מסודר ומאורגן המאפשר מעקב רציף של החומר המאוחסן בארכיב.
שליפת חומר המאוחסן בארכיב:
בהתאם לדרישות הלקוח, וצרכיו, הוצאת חומר ארכיוני כרוכה בתהליך מסודר ומאורגן המבטיח מעקב מדוייק אחר המסמכים ומיקומם באופן רציף:
- שליפת חומר - על פי הדוח המתקבל בסוף תהליך העברת החומר, הלקוח, על פי צרכיו ממלא טופס לשליפת תיקים/ מיכלים מתוך החומר המאוחסן. את הטופס מעביר הלקוח למשרדי הארכיב באמצעות פקס/ דוא"ל.
בעת קבלת טופס לשליפת חומר, עובדי הארכיב, שולפים את החומר הדרוש ומעבירים את החומר באופן אישי, ובצורה בטוחה ללקוחות החברה.
בהתאם לדוח שמופק בסוף תהליך העברת החומר לארכיב, ניתן לבדוק מהם מועדי גריסה וביעור החומר (על פי תאריכי תוכן המסמכים). - התראה על סיום תקופת האחסון - בסמוך למועד גריסה וביעור החומר בהתאם לחוק, הלקוח ייקבל התראה ויחליט אם להחליט את תקופת הגניזה או לגרוס/ לבער את החומרים שאינם נחוצים לו.
- ביעור חומר ארכיוני - בתום תקופת אחסון ועל פי חוקי שמירת חומר ארכיוני, הלקוח מחליט על ביעור החומר. תהליך זה כולל:
- העברת רישום מסודר של החומרים אותם הלקוח מעוניין לבער.
- העברת רשימת החומר לאישור ביעור מגנזך המדינה.
- שליפת החומר ממדפי החברה.
- ביעור/ גריסה על ידי חברה מתמחה תוך שמירה על איכות הסביבה.
שמירת המידע והגנתו במחסני הארכיב
תפקידו של ארכיב מקצועי ואמין, הינו לוודא שהמידע השמור במחסניו, מופקד ורשום על פי זהות מקורית. זאת על מנת להבטיח שגם לאחר תקופה ממושכת של מספר שנים, ניתן יהיה לאתר את המידע באופן זמין ונגיש. רצוי בעת שימור מידע לטווח של מעל חמש שנים, לדאוג לגיבוי וירטואלי בחוות שרתים אמינה ומאובטחת שפועלת ישירות עם הארכיב.
במידה והלקוח משנה פורמט אחסון בארגונו, יש להמיר את הרשומות הקיימות בארכיב על מנת שימשיכו להיות קריאות ושמישות. הארכיב, אחראי על תחזוקה שוטפת ומבוקרת של אמצעי מיגון שונים, כולל רענון, ניטור והחלפה בעת הצורך של פורמטים מגנטיים. כמו כן הארכיב נדרש לשדרג את אמצעי המיגון שברשותו וזאת ללא שיבוש של נהלי רשומות או פגיעה בתקינותן.